Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos données ?

AutoSoft est un logiciel édité par TOLARYS (Mattias Mathevon, EI), ci-après « l'éditeur » (coordonnées complètes dans les mentions légales). Selon la situation, le responsable de vos données n'est pas le même :

• Vous êtes élève, parent ou membre du personnel d'une auto-école qui utilise AutoSoft : le responsable de traitement est votre auto-école. L'éditeur agit pour son compte comme sous-traitant (article 28 du RGPD) : il héberge et traite ces données uniquement pour faire fonctionner le logiciel, selon les instructions de l'école (voir la partie 3).
• Vous visitez le site, demandez une démo, vous inscrivez à la liste d'attente ou à Vigie, ou votre auto-école est contactée par nos soins : le responsable de traitement est l'éditeur (voir la partie 2).

Contact pour toute question sur vos données : contact@auto-soft.fr.

2. Visiteurs du site, demandes de démo, liste d'attente et prospection

L'éditeur est responsable de ces traitements.

• Demande de démo : nom, email, téléphone (facultatif), nom de l'auto-école, nombre d'élèves, message. Finalité : vous recontacter pour organiser une démonstration. Base légale : mesures précontractuelles prises à votre demande. Conservation : 3 ans après le dernier contact.
• Liste d'attente : email, nom de l'auto-école, ville, message. Finalité : vous prévenir de l'ouverture d'AutoSoft à toutes les écoles. Base légale : votre consentement, que vous retirez à tout moment par un email à contact@auto-soft.fr. Conservation : jusqu'à votre désinscription, et au plus 3 ans après le dernier contact.
• Inscription à Vigie : nom de l'auto-école, code postal ou département, prénom, nom, email et téléphone du gérant, date et version des conditions acceptées ; empreinte non réversible de l'adresse IP de l'inscription. Finalités : créer et gérer l'accès à Vigie, confirmer l'adresse email, envoyer les alertes et les messages du service, prévenir les inscriptions abusives. Bases légales : l'exécution des conditions générales d'utilisation acceptées à l'inscription ; l'intérêt légitime de l'éditeur pour la limite des inscriptions par adresse IP. Conservation : durée de l'accès, puis 3 ans après sa fermeture ; empreinte de l'adresse IP : 2 jours ; journal des emails envoyés (type, date et statut, sans adresse ni contenu) : 90 jours.
• Prospection auprès des auto-écoles : coordonnées professionnelles des auto-écoles et de leurs dirigeants, issues de sources publiques (répertoire des entreprises, sites des écoles), et historique des échanges. Finalité : présenter AutoSoft aux auto-écoles. Base légale : intérêt légitime (prospection professionnelle en lien avec l'activité de l'école). Vous pouvez vous y opposer à tout moment par simple email ; votre opposition est conservée pour ne plus vous contacter. Conservation : 3 ans après le dernier contact.
• Mesure d'audience : statistiques de fréquentation anonymisées (pages vues, provenance, pays, type d'appareil), sans cookie. Base légale : intérêt légitime.

Cookies : le site ne dépose aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience. Seuls des cookies et un stockage local strictement nécessaires au fonctionnement sont utilisés (session de connexion au logiciel, préférence d'affichage clair ou sombre) ; ils ne demandent pas de consentement.

3. Données traitées dans le logiciel pour le compte des auto-écoles

L'auto-école est responsable de ces traitements ; l'éditeur est son sous-traitant, dans le cadre d'un accord de sous-traitance signé avec l'école ou, à défaut (école inscrite en ligne, notamment à Vigie), de l'accord de traitement des données des conditions générales d'utilisation (article 12).

Données concernées

• Élèves : identité, date et lieu de naissance, coordonnées, NEPH, nationalité, photo, pièces justificatives
• Représentants légaux : identité, coordonnées, lien avec l'élève
• Moniteurs et personnel : identité, email, téléphone, numéro d'autorisation d'enseigner, rôle dans le logiciel
• Formation : planning, compétences évaluées, observations, signatures des leçons, examens
• Données financières : contrats, échéanciers, encaissements, factures (jamais de numéro de carte bancaire)
• Démarches administratives : données des demandes ANTS (formulaire CERFA) et, quand l'école connecte son compte, données échangées avec RdvPermis et le Livret Numérique de l'État
• Vigie : liste des élèves à présenter (nom, prénom, NEPH, catégorie, date du code), candidats sous mandat, pénalités et examens connus de RdvPermis, places d'examen surveillées et réservées. Vigie n'accède pas au Livret numérique.

Finalités

• Gestion administrative des formations au permis de conduire
• Planification des leçons et suivi pédagogique
• Contrats, encaissements et facturation
• Respect des obligations légales de l'école, dont l'inaltérabilité des encaissements (article 286 du Code général des impôts)
• Démarches auprès de l'ANTS et de RdvPermis, lorsque l'école les utilise

Durées de conservation

Elles sont fixées par l'auto-école. Les durées de référence appliquées sont les suivantes :

• Données de formation : durée de la formation, puis 5 ans
• Données d'encaissement : 6 ans (article 286 du Code général des impôts)
• Pièces comptables : 10 ans
• Données ANTS : durée nécessaire au traitement de la demande
• Vigie : places d'examen vues, 30 jours après la date de l'examen ; journal des alertes, 1 an
• Journaux de sécurité : 1 an au plus
• Sauvegardes chiffrées de la base de données : 30 jours

4. Destinataires et sous-traitants

• L'auto-école : son personnel, selon son rôle dans le logiciel (directeur, moniteurs).
• Services de l'État, uniquement quand l'école les utilise : l'ANTS (demandes de permis) et le Ministère de l'Intérieur, Délégation à la sécurité routière (RdvPermis et Livret Numérique).
• Supabase Pte. Ltd. (Singapour) : Base de données, authentification des comptes et stockage des fichiers (pièces justificatives, photos). Envoi des emails de compte (invitation, mot de passe oublié). Serveurs à Paris (France).
• Vercel Inc. (États-Unis) : Hébergement et exécution de l'application, mesure d'audience du site sans cookie (Vercel Web Analytics). Serveurs d'exécution à Paris (France).
• Functional Software, Inc., dite Sentry (États-Unis) : Suivi des erreurs techniques. Le service est configuré pour ne pas collecter d'adresse IP ni de données d'identification ; un message d'erreur peut toutefois contenir des informations techniques liées à la requête en cause. Données stockées dans l'Union européenne (Allemagne).
• Groq (États-Unis) : Assistant d'aide intégré à l'espace directeur du logiciel. Seuls les messages saisis dans l'assistant lui sont transmis ; aucune donnée de la base ne lui est envoyée. N'y saisissez pas de données personnelles d'élèves. Traitement aux États-Unis.
• Brevo (France) : Envoi des emails de Vigie : alertes de places, rappels (J-11, reconnexion RdvPermis), liste d'attente, lien de confirmation de l'adresse et messages internes d'AutoSoft. Reçoit l'adresse du destinataire et le contenu du message (sans nom d'élève). Seulement vers des adresses confirmées, sauf le lien de confirmation lui-même. Société établie en France ; données traitées dans l'Union européenne selon ses engagements contractuels.
• OVH (France) : Serveur relais, à adresse IP fixe, vers le téléservice de l'ANTS. Il ne sert qu'aux échanges avec l'ANTS (dépôt direct d'un dossier, suivi de la demande), qui ne sont pas encore ouverts en production : d'ici là, aucune donnée de l'application ne lui est envoyée. Le dossier est préparé dans AutoSoft ; son dépôt se fait par l'école, sur le portail de l'ANTS. Serveur dans l'Union européenne (Varsovie, Pologne).
• GitHub, Inc. (États-Unis) : Sauvegarde de la base de données : une sauvegarde automatique chiffrée par jour. La base de données est exportée sur un serveur temporaire de GitHub, puis chiffrée (AES-256) avant d'être conservée. La copie n'est lisible qu'avec la clé détenue par l'éditeur et est supprimée au bout de 30 jours. Les fichiers envoyés dans le logiciel (pièces justificatives, photos) ne font pas partie de cette sauvegarde. Seule la copie chiffrée est conservée chez GitHub.

Aucune donnée n'est vendue ni partagée à des fins commerciales avec des tiers.

5. Transferts hors de l'Union européenne

Les données du logiciel sont stockées et traitées à Paris (France), à l'exception de la sauvegarde de la base de données (une sauvegarde automatique chiffrée par jour), réalisée sur un serveur de GitHub et conservée chez GitHub sous forme chiffrée (voir la partie 4). Plusieurs prestataires sont toutefois des sociétés établies hors de l'Union européenne (États-Unis, Singapour) : leurs équipes peuvent accéder aux systèmes pour l'exploitation et le support, et le droit de ces pays peut leur imposer de communiquer des données à leurs autorités. Ces accès sont encadrés par les garanties prévues dans les conditions de ces prestataires : clauses contractuelles types de la Commission européenne et, pour Vercel, le cadre de protection des données entre l'Union européenne et les États-Unis. Les messages saisis dans l'assistant Groq sont traités aux États-Unis.

6. Vos droits

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir une copie de vos données personnelles
• Droit de rectification : corriger des données inexactes
• Droit à l'effacement : obtenir l'anonymisation de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation (par exemple les encaissements, conservés 6 ans)
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré (JSON)
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement dans certains cas

Si vous êtes élève, parent ou membre du personnel d'une auto-école, adressez-vous d'abord à votre auto-école. Vous pouvez aussi écrire à contact@auto-soft.fr : nous transmettons votre demande à l'école et l'aidons à y répondre, dans un délai d'un mois. Pour les données de la partie 2 (démo, liste d'attente, prospection), écrivez directement à contact@auto-soft.fr.

7. Sécurité des données

• Chiffrement HTTPS de toutes les communications
• Sessions de connexion signées, dans des cookies inaccessibles aux scripts (HttpOnly)
• Isolation des données de chaque auto-école dans la base (Row Level Security)
• Droits d'accès selon le rôle de chaque compte (direction, secrétariat, comptabilité, moniteur, élève), vérifiés par le serveur de l'application
• Chiffrement en base des identifiants ANTS et RdvPermis des écoles (pgcrypto)
• Encaissements scellés : chaînés, impossibles à modifier ou à supprimer
• Journal des actions sensibles
• Une sauvegarde automatique chiffrée par jour de la base de données (AES-256), conservée 30 jours

8. Réclamation

Si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas la réglementation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) : www.cnil.fr