Contrats PDF, factures et avoirs numérotés
À l'inscription, AutoSoft génère le contrat de formation PDF avec les mentions obligatoires, signé à l'écran par l'élève.
La facture du contrat s'émet depuis sa fiche : numéro continu propre à votre école, jamais réutilisé, TVA ventilée par taux et prix figés à la signature. Une fois émise, elle est définitive : inscrite dans un registre où elle ne peut plus être ni modifiée ni supprimée, elle se réédite à l'identique. Une correction passe par un avoir, numéroté lui aussi.
Chaque règlement d'un contrat a son reçu PDF, et une prestation vendue seule a sa propre facture numérotée.
Échéanciers et paiements en plusieurs fois
Les forfaits se paient rarement comptant. AutoSoft gère les paiements en plusieurs fois et calcule automatiquement les dates d'échéance (mensuelles, bimensuelles ou trimestrielles).
Les échéances en retard apparaissent dès le lendemain dans la liste « À relancer ». Une lettre de relance PDF est ensuite disponible pour l'élève.
Encaissements inaltérables, clôtures automatiques, export pour votre comptable
Chaque encaissement est scellé : chaîné cryptographiquement, il ne peut être ni modifié ni supprimé ; seule une annulation tracée et motivée est possible. C'est l'exigence de la loi anti-fraude TVA (article 286 du CGI).
La caisse est clôturée automatiquement : chaque mois écoulé dans la nuit du 1er, chaque année dans la nuit du 1er janvier. Les totaux de la période sont figés, et plus aucun encaissement ne peut y être antidaté. Depuis l'onglet Conformité, vous vérifiez l'intégrité de la chaîne en un clic et téléchargez l'archive vérifiable de la période de votre choix.
Vos recettes et dépenses s'exportent en CSV, à transmettre à votre comptable. L'onglet Résultat affiche votre chiffre d'affaires, vos charges, votre marge et votre TVA.
Cas d'usage : Un forfait de conduite payé en trois fois
Thomas signe un forfait de 20 heures de conduite qu'il paie en trois mensualités.
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À la signature du contrat, AutoSoft calcule l'échéancier : trois échéances mensuelles, avec leurs dates.
- 2
Thomas règle la première échéance : l'encaissement est scellé et chaîné, et son reçu PDF est disponible.
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La deuxième échéance n'est pas réglée à la date prévue : dès le lendemain, elle apparaît dans la liste « À relancer », et la lettre de relance PDF est prête à envoyer.
- 4
La nuit du 1er du mois suivant, la caisse du mois écoulé est clôturée automatiquement : totaux figés, empreinte numérique, archive téléchargeable.
- 5
La facture du contrat, émise depuis sa fiche, porte un numéro propre à l'école. Si Thomas arrête sa formation, la résiliation du contrat émet automatiquement un avoir numéroté pour le reste à payer : la facture n'est jamais modifiée.
- 6
En fin de trimestre, vous exportez recettes et dépenses en CSV pour votre comptable.
Questions fréquentes
Que prévoit AutoSoft pour la loi anti-fraude TVA (article 286 du CGI) ?
AutoSoft est construit sur les exigences de cette loi : chaque encaissement est scellé et chaîné, impossible à modifier ou à supprimer ; la caisse est clôturée automatiquement chaque mois et chaque année depuis le 3 octobre 2026 ; l'archive des encaissements se télécharge depuis l'onglet Conformité. L'attestation individuelle de l'éditeur n'est pas encore émise : elle est en cours de finalisation.
Peut-on modifier ou supprimer un encaissement ?
Non. Un encaissement validé est scellé. Seule une annulation tracée, motivée et réservée à la direction est possible, et elle reste visible dans la caisse.
Les factures sont-elles numérotées sans trou ?
Oui. Factures et avoirs suivent une numérotation continue propre à votre école. Une facture émise est définitive : une correction passe par un avoir numéroté (total, ou partiel pour une vente sans contrat ou un contrat résilié). Un avoir n'est pas un remboursement : il ne crée aucune sortie de caisse.
Puis-je gérer plusieurs taux de TVA ?
Oui. Chaque prestation du catalogue porte son taux de TVA (20, 10, 5,5 ou 2,1 %, ou 0 % pour une école en franchise en base). Un forfait et un contrat portent un seul taux de TVA ; un élément à un autre taux se vend à part. À l'encaissement, AutoSoft reprend automatiquement le taux du contrat ou de la prestation vendue, et 0 % pour une école déclarée en franchise en base : rien à ressaisir. Seuls les taux légaux sont acceptés.
Les relances d'impayés partent-elles toutes seules ?
Non. Les échéances en retard apparaissent dès le lendemain dans la liste « À relancer », avec une lettre de relance PDF prête : c'est l'école qui l'envoie.
Comment mon comptable récupère-t-il les données ?
Vous exportez vos recettes et vos dépenses en CSV et vous les lui transmettez. AutoSoft ne produit pas d'écritures comptables ni de fichier des écritures comptables (FEC).
AutoSoft remplace-t-il mon expert-comptable ?
Non. AutoSoft organise vos encaissements, recettes, dépenses et TVA pour faciliter le travail de votre expert-comptable.
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AutoSoft est un logiciel en ligne : il s'utilise partout en France, sans installation. Le fondateur l'installe sur place en Occitanie, à distance ailleurs.
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